รับทำบัญชี.COM | กรรมการยืมเงินกิจการไม่คิดดอกเบี้ยได้ไหม?
Click to rate this post! [Total: 18 Average: 5] ในหน้าน […]
เงินสดย่อย คือ ( Petty cash ) รายการเงินสดชนิดหนึ่งของกิจการ ที่กำหนดวงเงินจำนวนหนึ่งขึ้นมาถือไว้เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ภายในกิจการ เช่น รายจ่ายค่าพาหนะ การเดินทาง ค่าไปรษณียกร เป็นต้น
ขั้นตอนง่าย ๆ ในการจัดการกับระบบเงินสดย่อยมีดังนี้ คือ
1 ก่อนอื่นเราต้องมีการตั้งวงเงินของเงินสดย่อยกันก่อน
2 หลังจากตั้งวงเงินแล้ว ก็จะมีใช้จ่ายเงินสดย่อย
3 การเบิกเงินชดเชยเงินสดย่อย
– แบ่งแยกหน้าที่ให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบเกี่ยวกับการใช้จ่ายเล็ก ๆ น้อย ๆ
– รายการที่ปรากฏอยู่ในสมุดเงินสดมีจำนวนน้อยลง ความผิดพลาดต่าง ๆ ที่ตามมาก็ลดลงไปด้วย
– พิสูจน์ยอดเงินสดย่อยได้สะดวกกว่า เพราะจำนวนเงินที่ไม่มากนัก
วิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับเงินสดย่อย บันทึกได้ 2 แบบ คือ
1.การบันทึกระบบเงินสดย่อย โดยไม่ได้กำหนดวงเงินไว้แน่นอน หรือเรียกว่า Fluctuating System
2.การบันทึกเงินสดย่อย โดยกำหนดวงเงินที่แน่นอนไว้ หรือเรียกว่า Imprest System
แต่โดยทั่วไปแล้วระบบ การกำหนดวงเงินที่แน่นอน มักได้รับความนิยมมากกว่า เพราะดูแลค่อนข้างง่ายระบบเงินสดย่อยที่มีการกำหนดวงเงินไว้แน่นอน ที่เรียกว่า “Imprest System”หรือ “Imprest Fund” เป็นวิธีการที่อาจถือได้ว่าดีที่สุดวิธีหนึ่ง มีหลักการง่ายๆ ดังนี้ คือ
ต้องกำหนดวงเงินที่เหมาะสม ไม่มากหรือน้อยเกินไป วงเงินที่กำหนดนี้จะเป็นตัวเลขควบคุมยอดที่สำคัญที่สุด และจะเบิกชดเชยเมื่อเงินสดคงเหลือลดน้อยลง วงเงินดังกล่าวมักเรียกว่า “Float” หรือ “Petty Cash Float”
ต้องมอบหมายให้มีผู้รักษาเงินสดย่อยที่ไม่ใช่ผู้บันทึกบัญชี เช่น อาจมอบหมายให้แคชเชียร์ หรือเลขานุการ เป็นต้น เป็นผู้รักษาเงินสดย่อย
ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องรวบรวมเอกสาร และใบสำคัญเงินสดย่อยที่มีผู้รับเงินลงชื่อและวันที่ไว้ เพื่อให้สามารถติดตามยอดที่จ่ายและเงินสดคงเหลือได้ตลอดเวลา
ผู้รักษาเงินสดย่อยไม่จำเป็นต้องมีความรู้ในเรื่องบัญชีแต่อย่างใด (แต่ควรเป็นผู้มีความระมัดระวังดีพอควร)
ผู้รักษาเงินสดย่อยจะเบิกชดเชยเงินสดย่อยตามยอดค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปทั้งหมด
ระบบเงินสดย่อยทำให้สามารถตรวจสอบยอดเงินสดคงเหลือ และค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปแล้วได้ตลอดเวลา ทำให้แน่ใจได้ว่าไม่มีการหลงลืมรายการใดรายการหนึ่ง
เราสามารถทบทวนเพิ่มหรือลดวงเงินตามสถานการณ์ และวุฒิภาวะของบุคคลากรผู้ได้รับมอบหมายเป็นครั้งคราวได้ตามความเหมาะสม
อาจกำหนดวงเงินสดย่อยซ้อนกัน และ/หรือ แยกกัน คราวละหลายวงได้ตามความจำเป็น และตามระดับของค่าใช้จ่ายของผู้รักษาเงินสด เช่น มีวงเงินสดย่อย 2 วงเงิน วงเงินแรกจำนวนเงิน 20,000 บาท วงเงินที่สองจำนวนเงิน 5,000 บาท แยกต่างหากจากกัน หรือ วงเงินที่สองอาจเป็นวงเงินย่อยของวงเงินแรก และเบิกชดเชยจากวงเงินใหญ่ ก็สามารถทำได้ เป็นต้น
ซึ่ง ค่าใช้จ่ายเหล่านี้ เป็นค่าใช้จ่ายเล็กน้อยซึ่งไม่คุ้มค่ากับ การเขียนเช็คสั่งจ่าย หรือผู้รับจำเป็นต้องได้รับในรูปแบบเงินสด เท่านั้น
เงินสดย่อย คืออะไร
ระบบเงินสดย่อย คืออะไร
เงินสดย่อย เป็นวิธีการบริหารเงินสดสำหรับกิจการวิธีหนึ่ง วัตถุประสงค์คือต้องการให้เกิดความสะดวกในการการเบิกเงินสดไปใช้จ่ายเล็กๆน้อยๆ โดยอาจจะไม่ต้องผ่านขั้นตอนการอนุมัติตามปกติ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับกฏระเบียบการในเบิกใช้เงิสดย่อยสำหรับแต่ละกิจการ การใช้ระบบเงินสดย่อย จะต้องกำหนดผู้ที่จะดูแลรับผิดชอบเกี่ยวกับเงินสดย่อย เราเรียกง่าย ๆ ว่า ผู้รักษาเงินสดย่อย (Petty Cash Custodian)
การเพิ่ม หรือ ลดวงเงินสดย่อย
หลังจากมีการจ่ายเงินให้ผู้มาขอเบิกสักระยะหนึ่ง ถ้าจำนวนเงินที่ตั้งไว้มากเกินไปหรือน้อยเกินไป ก็สามารถลดหรือเพิ่มวงเงินสดย่อยได้
การเพิ่มวงเงินสดย่อย กิจการต้องจ่ายเงินจึง เดบิต เงินสดย่อย เครดิต เงินฝากธนาคาร
การลดวงเงินสดย่อย กิจการจะเรียกเงินคืนจากพนักงานเงินสดย่อย และนำฝากธนาคาร รายการนี้จึง เดบิต เงินฝากธนาคาร เครดิต เงินสดย่อย
การเบิกชดเชยเงินสดย่อย กิจการอาจกำหนดวันให้พนักงานเงินสดย่อยมาขอเบิกชดเชยได้ทุก 7 วัน 15 วัน หรือ 1 เดือน บางกิจการอาจไม่มีกำหนดระยะเวลา เมื่อเงินสดย่อยที่ถืออยู่ใกล้จะหมดก็มาขอเบิกชดเชยได้ทันที
พนักงานเงินสดย่อยะรวบรวมใบสำคัญเงินสดย่อย พร้อมใบเสร็จรับเงินทั้งหมด มาขอเบิกเงินชดเชย
ฝ่ายการเงินจะตรวจใบสำคัญทั้งหมดและจ่ายเป็นเช็คให้เท่ากับจำนวนที่ขอเบิกชดเชย พร้อมประทับตรา “ จ่ายแล้ว “ ในเอกสารทั้งหมด
จากนั้นใบสำคัญทั้งหมดจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี เป็นหลักฐานในการ บันทึกบัญชี
รับทำบัญชี โทร.081-931-8341 (คุณจ๋า)